问答：律师关于法律技术采用和使用的五个常见问题

对于律师事务所来说，选择和部署软件会引发许多问题。如何保护客户机密？人工智能在哪里发挥作用？哪种软件最适合我公司的需求？如何推动员工培训和采用？

在这篇文章中，ShareFile 和 LawSites 的专家合作回答了律师关于法律技术的五个常见问题。分享他们的想法和见解的有：

Bob Ambrogi，LawSites 出版商、律师和法律技术专家。

Stacy Shrader，ShareFile 首席产品营销经理。

让我们来回答你的问题。

平衡安全性和生产力可能是一个挑战，但我知道这很重要。使用基于云的文件共享工具时，如何最好地确保遵守法律和道德义务？

Bob Ambrogi：确保遵守法律和道德义务的起点是了解这些义务。许多州的法律道德小组都发表了意见，为使用云技术（包括文件共享）提供指导。查看您所在州的意见。这些意见一致认为，最重要的道德问题是保护客户信息的机密性。实现这一目标的最佳方法之一是使用一家知名且信誉良好的云提供商，该提供商拥有强大的安全措施的良好记录。在某些情况下，您可能希望确保提供商在您的地理位置内设有数据中心。

除了确保提供商的安全性之外，您和您的律师事务所还必须实施强大的安全措施，包括使用加密和双因素身份验证。最后，您必须培训您的员工了解维护安全性的最佳实践，并教他们识别安全危险信号。最重要的是，平衡安全性和生产力是一个持续的过程，需要不断保持警惕。

Stacy Shrader：虽然法律专业人士通常忙于处理大量案件，但公司必须提前花时间将数据安全放在最高标准。通过从一开始就优先考虑客户机密性，律师事务所可以保护其客户和自己免受违规行为的影响，并确保其日常运营不间断。

为您的公司找到最佳工具的第一步是研究。市场上有多种选择，但需要研究才能发现哪种工具最符合您公司的独特需求。问问自己这样的问题：数据在公司和客户端都加密了吗？这个工具是否满足我公司的必要合规性规定？这个工具适合我现有的工作流程吗？我的客户会觉得这个工具易于使用吗？最有效的工具不会强迫在生产力和保护之间进行权衡，通过选择既安全又易于使用的解决方案，您可以降低员工使用熟悉但不安全的文件共享做法的风险。改变文件共享行为需要一个将安全性无缝融入现有工作流程的解决方案。

人工智能有许多用例，从自动化功能到生成人工智能。法律行业中“正确使用人工智能”的一些例子是什么？

Bob Ambrogi：人工智能将对法律实践的各个方面产生重大影响，但这种影响可能最大的方面是减少花在非计费任务上的时间，从而使律师可以腾出更多时间从事他们擅长的高级工作。某些目前通常由初级律师或律师助理执行的死记硬背的任务可以通过人工智能大大减少。例如，在合同审查、尽职调查审查和发现等领域，人工智能工具可以比人类更快地审查、分析和总结文件，而且可以说更准确。人工智能工具还可用于律师事务所内的许多非法律任务，例如自动安排法庭截止日期、自动跟踪时间以及自动创建和跟踪发票。甚至客户接收也可以通过使用聊天机器人和人工智能生成的文档来简化和自动化。

Stacy Shrader：与许多行业一样，人工智能是法律领域的热门话题；任何贸易活动或“热门趋势”对话都必然会提到它。对于法律专业人士来说，人工智能具有巨大的价值，例如它能够通过简化复杂的工作流程、支持研究和分析以及自动化重复流程来提高效率和生产力，从而将更多时间花在有价值的客户工作上。这最终可以提高客户满意度评级并提高员工的工作效率。

话虽如此，值得记住的是，如果不谨慎使用，GenAI 等先进人工智能可能会带来相关风险，例如数据泄露甚至潜在的偏见。

我应该在法律实践的安全文件共享解决方案中寻找什么？我应该寻找哪些与此类服务相关的常见风险，以及我应该采取哪些步骤来减轻这些风险？

Bob Ambrogi：在为法律实践选择文档协作工具时，律师应考虑几个关键功能，同时考虑潜在风险。与任何技术一样，最重要的考虑因素之一是供应商的声誉和可靠性。考虑供应商的经营时间、采用的安全措施以及其他客户的评价。当然，在寻找文档协作工具时，最终要考虑工具包含的实际协作功能。需要考虑的一些因素包括工具的易用性和易采用性、是否具有实时编辑功能、是否具有跟踪更改和版本的能力以及是否与公司使用的其他工具集成。对于某些公司而言，工具具有控制用户访问级别的权限可能也很重要。

请记住，此类工具的最大风险不是来自公司内部的协作，而是来自与客户或其他人的外部协作。与外部人员协作处理文档会增加未经授权共享或意外丢失数据的风险。要避免这种风险，请寻找一种即使在与外部人员共享文档时也能保持安全性的协作工具，并且产品的安全协议对于外部人员来说简单且直观。

Stacy Shrader：当今的法律专业人士每天接触数千个文件，如果没有正确的解决方案，文件管理很快就会成为一项挑战。从提高网络安全、增加自动化、降低公司技术堆栈的复杂性到提高客户体验，这些都是您希望文件共享解决方案满足的关键目标。

话虽如此，并非所有解决方案都是平等的。在评估过程中需要注意的一些风险包括：

没有端到端加密，允许不良行为者拦截敏感信息（客户数据、财务数据等）。

当发生可疑活动时没有主动措施，也没有自动威胁补救措施来确保持续防范安全风险，而无需人工干预。

在文档繁重的工作流程中缺乏可见性会导致版本控制问题或错误，从而浪费时间。

集成限制；您的解决方案应该能够与您使用的软件无缝集成，以便您可以自动化文档工作流程、安全发送文件、集成客户付款工作流程并在所有设备上同步工作。它还应该能够与常见的第三方集成，例如 Microsoft 365、Google Workspace、Zapier 等。

培训员工充分利用新法律技术的一些“重要技巧”是什么？

Bob Ambrogi：培训员工和客户有效使用新法律技术对于最大限度地采用和使用新技术至关重要。对于员工来说，培训应该是公司结构的一部分。它应该从入职流程开始，并通过持续的支持和学习课程继续下去。公司还应制定手册或其他指南，帮助员工了解如何使用技术，并提供成功使用技术的最佳实践。一个关键时刻可能是在公司内部部署新技术工具。在这里，培训再次很重要，应该包括实践课程和持续的指导。一些律所发现，在员工中找出“拥护者”很有用，他们既可以成为成功使用新技术的倡导者，也可以成为榜样。

对于客户而言，关键在于沟通。在采用重大新技术时，请考虑提前告知客户，并解释这些技术可能对他们产生的影响。对于生成式人工智能等尖端技术尤其如此。确保客户了解该技术的好处，也了解其风险。值得注意的是，在某些情况下，您可能有道德义务与客户讨论您对技术的使用情况。一些道德意见表示，当律师使用任何形式的可能威胁客户通信或文件机密性的技术时，律师应首先与客户讨论潜在威胁并获得客户的同意。

无论是对于员工还是客户，底线都是保持有关律所使用技术及其好处和风险的开放沟通渠道。

Stacy Shrader：无论解决方案多么强大，它的有效性都取决于使用它的人，因此确保每个人都深入了解最佳实践和流程以确保安全性和效率至关重要。

根据美国律师协会的说法，全面的入职培训可提高技术采用率，确保员工从一开始就了解新技术的全部功能和优势。在公司范围内推广新技术之前，了解入职培训流程是什么样的以及通过工具本身提供哪些支持应该是您的首要任务。是否有专门的支持人员帮助您的公司入职培训？是否有易于访问的培训资源，例如解决方案网站上的“培训”部分？如果员工遇到困难并需要快速得到答案，他们可以去哪里？通过在工具选择阶段主动解决这些问题，您已经为团队的成功做好了准备。

一旦确定了入职培训流程，就会引入 Bob 上面提到的“工具拥护者”——他们是公司内部可以提供同行支持并分享最佳实践提醒的人。

在培训的所有环节中，有一件事要不断强调，那就是在推出技术时安全性的重要性，强调维护数据完整性和合规性的最佳实践。尤其是在法律行业，敏感数据在网上流动，网络攻击的风险也随之增加，ABA 数据显示，四分之一的律师表示他们的公司遭受了安全漏洞。

许多公司仍然在努力提高客户接收效率。您建议他们把重点放在哪些方面来改善这一至关重要的初始客户接触点？

Bob Ambrogi：正如问题正确指出的那样，初始接收是律师与客户关系中的关键接触点。它不仅为整个关系定下了基调，而且接收过程的失败实际上会在这种关系开始之前就中断，并让客户寻找其他公司。幸运的是，这是一个技术可以发挥重大作用的领域。首先要让客户能够轻松地提供他们的初始信息，而做到这一点的最佳方式是通过在线接收表格，客户可以通过浏览器或移动设备随时填写表格。如果让填写表格变得容易很重要，那么让签署表格变得容易也同样重要。如今，每家公司都应该为客户提供易于使用的数字签名选项。

优化客户接收的一种方法是让他们能够访问客户门户，他们可以在那里访问所有文档、安全地上传和下载文档，并与公司安全地沟通。另一种增强接收体验的方法是通过工作流自动化，以便某些任务和后续工作能够自动按时进行。即使有了这些技术工具，公司也最好跟进客户对接收流程的体验和满意度。总有改进的机会。

Stacy Shrader：根据 Bob 上面提到的，一个易于使用且易于管理的客户门户可以改变客户接收和参与流程，通过自动化简化客户体验并简化入职相关操作。这些门户可以帮助客户了解要提交、签署或共享哪些文件，并允许他们发表评论、接收警报并快速轻松地完成工作。对于公司来说，您可以无缝协作并建立客户档案，因为您知道门户中的任何文档、文件和消息都是安全加密的，并且只有授权用户才允许访问。这种保证安全性和提高生产力的承诺是我们的 ShareFile 法律客户认为非常有价值的东西：减少重复任务上的时间，将更多时间用于与客户建立和培养牢固的关系。

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